Rozwój zawodowy

11 umiejętności zarządzania czasem, aby pracować mniej i zarabiać więcej (2020)


„Wydajność to droga do sukcesu”, mówi większość książek i kursów na temat przedsiębiorczości. To oświadczenie staje się mottem dla tych, którzy chcą poprawić umiejętności zarządzania czasem: im więcej pracujesz i im więcej masz projektów, tym więcej pieniędzy i tym więcej sukcesów osiągasz.

Innymi słowy, próbujesz przejąć niewidzialne.

Pewnego dnia, gdy masz witrynę biznesową, blog, reputację, obserwujących w mediach społecznościowych i dziesiątki ważnych zadań do wykonania, rozumiesz, że nie możesz się obudzić i zacząć pracować.

Potrzebujesz skutecznych technik zarządzania czasem. I plan.

Gwiezdne umiejętności zarządzania czasem sprawiają, że zdalna praca lub zarządzanie przedsiębiorstwem nie są filiżanką herbaty dla wszystkich. Kiedy nie masz żadnych na zewnątrz motywacja przeceniając swoje umiejętności, eliminujesz ewentualne działanie siły wyższej, wychwalaj wielozadaniowość i unikaj delegowania - ryzykujesz niepowodzeniem planu raz po raz.

Więc co robisz?

Opanuj sztukę dobrego zarządzania czasem, aby pracować mniej, ale wydajniej. W tym celu wypróbuj następujące ponadczasowe wskazówki dotyczące zarządzania czasem.

Jakie są najlepsze umiejętności zarządzania czasem?

Oto moje typy najlepszych umiejętności zarządzania czasem do opanowania.

1. Ustaw namacalne cele.

Jako freelancer, pracownik zdalny lub właściciel firmy z pewnością potrzebujesz planów dnia. Pomaga organizować pracę, ale jest mały problem: dzięki planom dziennym będziesz wiedział co do zrobienia; ale nie będziesz wiedzieć czemu zrobić to.

Cele abstrakcyjne, takie jak zarabianie więcej pieniędzy w Internecie nie pracuj tutaj. Nie możesz być produktywny, jeśli nie rozumiesz, dokąd prowadzi cię ta produktywność. Aby osiągnąć sukces w pracy, przećwicz długoterminowe planowanie i wyznaczanie celów: ustal cele, które są namacalne, pytając, gdzie chcesz być za rok lub pięć, i jak ten cel ma się do tego, co robisz dzisiaj.

Realne cele dają długoterminową wizję i krótkoterminową motywację do pracy. Aby zwiększyć ich moc, użyj techniki znanej jako inteligentne cele ( SMART akronim):

  • Określone (abyś mógł zobaczyć kierunek, w którym należy podążać)
  • Wymierne (abyś miał realistyczne terminy ich zakończenia)
  • Osiągalne (aby można było zrozumieć, że są wystarczająco realistyczne, aby osiągnąć)
  • Istotne (aby były zgodne z kierunkiem, w którym chcesz podążać swoją karierą)
  • Terminowe (abyś mógł ustalić termin ich osiągnięcia).

2. Konwertuj plany na zadania.

Ok, wyznaczyłeś sobie cele na rok lub dwa. Powiedzmy, że planujesz opublikować książkę, zarabiaj 35 000 $ miesięcznie na blogulub zostać najlepszym niezależnym copywriterem w swoim kraju. Ale kiedy i co zamierzasz zrobić, aby te cele się urzeczywistniły?

Musisz przekształcić te długoterminowe plany w konkretne ważne zadania, które wykonasz, aby osiągnąć cel. Ważną rolę odgrywają tu terminy: masz 52 tygodnie na wdrożenie planu rocznego, więc przydziel jedno powiązane zadanie na tydzień i dodaj je do swoich list zadań, aby zdążyć na czas.

Z pewnością nie ignoruj ​​powiązanych działań: pisz dla mediów, twórz szereg indywidualnych konsultacji, promuj swoje konta biznesowe, bierz udział w seminariach internetowych itp.

3. Przydziel czas na samoświadomość i promocję.

Kiedy pracujesz nad kilkoma projektami i nie planujesz żadnych innych planów, ryzykujesz pracę 10-12 godzin dziennie bez rozwoju własnego i zawodowego. To niekończące się koło bez uwolnienia, ale ze zwiększonym poziomem stresu, wypaleniem, zwlekaniem i zerową produktywnością.

Planując swoją pracę, weź pod uwagę następujące aspekty:

  • Twoja praca z projektami klientów - podziel je na etapy z punktami kontrolnymi
  • Twoje pomysły i realizacja własnych projektów - pracuj nad witryną firmy, pisać przekonujące treści za to bierz udział w niszowych konferencjach, pisz artykuły dla gości, twórz szkolenia itp.
  • Networking - media społecznościowe i rozwój marki osobistej są narzędziami do wyszukiwania klientów, dlatego też poświęć na to trochę czasu
  • Samoinwestowanie - książki, seminaria internetowe, podcasty, biuletyny edukacyjne, kursy… Zajmuje to trochę czasu, więc zaplanuj odpowiednio
  • Wypełnianie studni”- zaplanuj trochę czasu na regenerację po pracy i mniej stresu: idź do kina, podróżuj, spędzaj czas z przyjaciółmi… Najczęściej przedsiębiorcy są chętni; więc jeśli nie planują wcześniej odpoczynku, ryzykują spędzanie całego czasu na pracy. Nie jest to potrzebne do doskonałego zarządzania czasem i lepszej wydajności.

A teraz najciekawsza część:

Jak podzielić czas na to wszystko? Co z proporcjami?

To zależy od obciążenia zadania i kolejności preferencji. Proporcja czasu nie może być stała, 80/20 lub cokolwiek innego. Jeśli masz dużo klientów i projektów, zaplanuj mniej czasu na szkolenia i autopromocję.

A jednak zrób to, aby nie zniknąć ze sceny medialnej! I odwrotnie, gdy nie ma nowych zadań w zakresie zarządzania projektami - skieruj wszystkie wysiłki i wystarczająco dużo czasu, aby promować swoje usługi. Zrób wcześniej plan i listę pomysłów.

4. Rozważ planowanie krótkoterminowe.

Większość z nas zna pracę zdalną i przedsiębiorczość jako nieprzespane noce przy projektach ze względu na jutrzejsze terminy. Ale to tylko brak umiejętności planowania w krótkim czasie.

Aby uniknąć godzin szczytu i terminów, które zabijają Twoją produktywność, wykonaj następujące czynności:

  • Jeśli wszyscy klienci przychodzą w tym samym czasie - oceń i oszacuj każdego z nich Plan projektu, pomyśl o ustaleniu priorytetów i zrezygnuj z tych, które nie są Twoją specjalnością.
  • Jeśli trudno jest zrozumieć, ile czasu potrzeba na ukończenie projektu - podziel go na etapy i dokonaj wszystkich niezbędnych modyfikacji w swoim planie.
  • Jeśli tam są problemy z zatwierdzeniem, poprawki lub inne działania siły wyższej - zostaw w kalendarzu trochę wolnego czasu, aby je rozwiązać i odpowiednio zmodyfikować zadania.
  • Skorzystaj z potężnej aplikacji do planowania, takiej jak Tkane aby zapewnić efektywne zarządzanie spotkaniami, zwiększenie produktywności i usprawnienie współpracy.

5. Nie planuj wszystkich zadań na jeden dzień.

Ten błąd wynika z wyżej wspomnianego tutaj. Kiedy nie możesz oszacować swoich umiejętności i zakresu pracy, ale wierzysz, że dzień jest wystarczająco długi, aby zdążyć na czas, wstawiasz w nim mnóstwo zadań. Nie trzeba dodawać, że nie radzisz sobie z nimi wszystkimi skutecznie.

Umiejętności związane z produktywnością i zarządzaniem czasem nie polegają na „robieniu jak najwięcej dzisiaj”. To jest o odpowiednie ustalanie priorytetów i umiejętność czytania czasu.

Zaplanuj jedno lub dwa czasochłonne zadania oraz trzy lub cztery krótkie oferty dziennie. Zrób to samo z harmonogramem tygodniowym, aby nie panikować ani nie przekraczać terminów, jeśli nie wykonasz wszystkich codziennych zadań na czas.

6. Zaplanuj swoje godziny pracy.

Praca niezależna i Praca z domu chodzi o wolność czasu, prawda?

Jednak bez wyraźnych granic czas pracy może wymknąć się spod kontroli. Czy lubisz zaczynać pracę przed myciem zębów rano? Co powiesz na zakończenie pracy w łóżku, zanim pójdziesz spać, ponieważ twój mózg wciąż biegnie milę na minutę?

Bez planowania godzin twoje zdrowie psychiczne i życie prywatne mogą ucierpieć, a zwlekanie i stres są powszechne.

Pamiętaj o czymś takim jak „godziny pracy”. Utwórz harmonogram, przepracuj określoną liczbę godzin dziennie i unikaj spędzania wolnego czasu na pracy.

Nie oznacza to, że musisz pracować od 9 do 5; oznacza to, że wiesz na przykład, że pracujesz sześć godzin dziennie i nie poświęcisz siódmej lub ósmej godziny na rozmowy telefoniczne lub nawet pilne zadania.

I nigdy nie pracuj w weekendy ani przynajmniej jednego dnia wolnego w tygodniu. To dzień, w którym zapominasz o swoich umiejętnościach podejmowania decyzji biznesowych i nawet nie myślisz o czymś takim jak „Po prostu sprawdzę e-maila na sekundę”. Z reguły sekundy te zamieniają się w godziny, dzięki czemu znów myślisz o pracy i kończą się załamaniami nerwowymi.

7. Nie próbuj realizować wszystkich pomysłów.

Nawet nie próbuj realizować wszystkich pomysłów, które przychodzą ci do głowy. Tak, rezygnacja z tylu kreatywnych rzeczy, które zapisałeś w zeszycie, ale pozostawiono nieużyteczne, wydaje się bezproduktywne: nowe kursy, projekty, działania, usługi - z reguły tylko 30-50% z nich działa; inni zostają pochowani w przeciągach.

Ale jest dobrze.

Wspaniale jest generować mnóstwo pomysłów biznesowych i zapisz je, żebyś ich nie zapomniał. Ale nawyk oceniania każdego pomysłu na etapie przygotowawczym: ile czasu i wysiłku potrzebujesz na jego realizację oraz jakie zyski lub korzyści otrzymasz później. Czy gra jest warta świeczki?

8. Wydobądź jak najwięcej z technologii.

Niektórzy z nas zaczynają od tworzenia list rzeczy do zrobienia na kartkach, później rozumieją, że to nieskuteczne i decydują, że są wystarczająco zdyscyplinowani, aby pamiętać wszystko bez żadnych list. W porządku, jeśli pracujesz z jednym projektem lub nie planujesz nic poza realizacją tego projektu. Do produktywnej pracy w różnych dziedzinach życia potrzebujesz instrumentów. Nie staraj się trzymać wszystkiego w głowie.

Możesz wybrać wszystko, co pomoże Ci zorganizować pracę, dotrzymać harmonogramu i postępować zgodnie z planem: Trello, isoTimer, Toggl - nazwij to. Ale oto pro dla ciebie hack życia: miksuj kilka instrumentów lub od czasu do czasu zmieniaj istniejący. Pozwala zaoszczędzić poziom energii i uniknąć zużycia jednego narzędzia i zagubienia się w zadaniach.

9. Nie odpowiadaj na wiadomości e-mail od razu.

Nie musisz mówić o typowych zakłóceniach i marnowaniu czasu, takich jak seriale telewizyjne lub kanały społecznościowe. Większość ludzi wie o nich i jak sobie z nimi radzić, ale niektórzy nadal ignorują takich żarłoków i zabójców produktywności jako natychmiastowe reakcje na oferty projektów lub pytania klientów.

Przedsiębiorcy i pracownicy zdalni są własnymi marketerami i menedżerami sprzedaży, dlatego starają się być dostępni online przez cały czas. Messenger, e-mail, rozmowy telefoniczne - trudno się oprzeć pokusie odpowiedzi w mgnieniu oka. Uważasz, że stracisz klienta lub go obrażisz, jeśli nie odpowiesz na jego wiadomość tu i teraz; ale tak nie jest.

To proste - im szybciej odpowiesz, tym szybciej odpowie klient. Ponadto im więcej e-maili wysyłasz, tym więcej otrzymasz.

Za każdym razem, gdy się rozpraszasz, tracisz koncentrację na wykonywanym zadaniu. Będziesz musiał spędzać czas na powracaniu do gry wiele razy dziennie.

Rozwiązanie?

Wyłącz komunikatory, gdy zaczniesz pracować. Sprawdzaj wiadomości e-mail kilka razy dziennie maksymalnie (w tym celu przeznacz trochę czasu na główne zadania). Korzystanie z narzędzi e-mail do planowania swoich postów, aby były wysyłane z opóźnieniem.

Jeśli trudno ci zignorować rozrywkę z innych stron internetowych, użyj narzędzia, które będą blokować twój dostęp do tych zasobów.

10. Podaruj sobie oszukiwać posiłki.

Osoby zaznajomione ze zdrową dietą wiedzą o oszustwie - jeden dzień w miesiącu lub w tygodniu, kiedy możesz jeść, co chcesz. Mówiąc o biznesie, zasada oszukiwania posiłków również działa: pomaga „dobrze wypełnić” (wspomniane powyżej) i wspiera poziom wydajności i wydajności pracy.

Oszukiwane posiłki w biznesie nie dotyczą jedzenia, ale alternatywnego spędzania czasu. Może to być dzień oglądania serialu, zakupy, bezcelowe wędrówki po mieście itp. Ale nie myl tych dni z dniem wolnym! Upewnij się tylko, że dzień „zdradzającego posiłku” nie pokrywa się z dniem ważnego terminu i nie rób takich dni na co dzień.

11. Pamiętaj, aby rozwijać swoje umiejętności miękkie.

Nie możesz zarządzać czasem i wydajnością pracy bez ogólnego zarządzania swoim życiem. Szczegółowy harmonogram nie sprawi, że będziesz super zorganizowany i szczęśliwy: możesz nauczyć się pisać plan i jak zmniejszyć obciążenie pracą, ale ta umiejętność wymaga również wiedzy, jak budować relacje z klientami, jak zrozumieć, jeśli potrzebujesz pracować z tą osobą, jak odmówić toksycznym ludziom i tak dalej.

Jak widać, umiejętności profesjonalisty w swojej niszy wykraczają poza zarządzanie czasem.

Aby uniknąć błędów i uporządkować swoją pracę, musisz wziąć wszystkie cechy swojej niszy, skorzystać z wiedzy i doświadczenia oraz być świadomym swoich słabych punktów, udoskonalając siebie. Po rozważeniu te szczegóły pomogą ci stworzyć harmonogram pracy, który zapewni dobre umiejętności zarządzania czasem i lepszą wydajność.

  • Delegat. Świat się nie zawali, jeśli nie wykonasz wszystkich zadań sam.
  • Naucz się mówić nie i stwórz algorytm wyboru klienta. Pracuj z projektami, które są dla Ciebie interesujące i na przemian z projektami długo- i krótkoterminowymi.
  • Nie bój się podnosić cen za twoje usługi, jeśli to się opłaca.

Zarządzanie czasem nie jest matematyką ani harmonogramem operacji, ale kreatywnością i świadomością, które zmieniają twoje życie na lepsze.

Specjalista, który dotrzyma terminów, jest cennym zasobem. Konsumenci umieszczają takie osoby na listach ulubionych i chętnie polecają je znajomym.

Twoje umiejętności zarządzania czasem gwiazdowym pozwalają ci stać się bardzo poszukiwanym i droższym na rynku. Co więcej, zyskujesz jaśniejsze życie oraz zasoby czasu i wysiłku, aby przenieść je na wyższy poziom.

****

Autor: Lesley Vos, strateg ds. Treści i współpracownik w bid4papers blog.